在日常财务办公中,记账凭证可谓是各大会计的核心技能!
随着时代进步发展,传统的手工做账在公司中被计算机的高效的操作替代,因此对于财务类人员来说,excel技能的提升迫在眉睫!
今天就给大家分享几招:通过excel来管理记账凭证,和小米一起操作实践吧!
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使用Excel制作记账凭证大致需要几个步骤:建立会计科目与会计科目代码、记账凭证表单的制作、记账凭证的填制和记账凭证查询,以下依次为大家说明。
一、建立会计科目与会计科目代码打开 Excel ,新建工作簿,将完整的科目代码和科目名称录入表格:
注意哦:为了省时高效,我们也可以通过公司的财务系统导出后,直接粘贴到表格中。会计科目代码是按照企业会计制度进行了特定的编号,不能随意更改哦!
二、记账凭证表单的制作会计科目名称和代码建立以后,接下来要进行的工作就是建立记账凭证。
首先设置一些比较通用的列标题:
(1)对相关列设置有效性验证以及公式:
考虑到日期这一列对后期统计分析比较重要,而平时在日期输入的规范性上也是经常出现问题的,所以对这一列进行有效性设置。
设置要点:
指定日期格式,具体的日期范围可以视情况选择,例子中是设置可以输入2000年1月1日之后的日期;
出错警告是一种人性化的设置,适当的设置会帮助其他人更好的使用表格模板;
(2)科目代码的设置还是使用有效性:
设置要点:因为这个表格是根据纸质单据进行录入的,实际填写的科目代码项目会比较多,不建议使用下拉选项,因此去掉了提供下拉箭头的选项。
(3)科目名称使用VLOOKUP引用:
=IF(D2="","",VLOOKUP(D2,会计科目!A:B,2,0))
这里用到的是VLOOKUP最基础的用法,就不多解释了;在VLOOKUP外面嵌套一个IF,防止当科目代码为空的时候得到错误值。
以上我们仅对三列进行了设置,接下来就是插入表格工具的环节。
(4)使用超级表,CTRL+T美化与设置一步到位:
使用表格工具后,会自动将上一行的有效性设置和公式复制下来,同时表格也会显得美观。
经过这几步设置后,就可以在这个表格中录入凭证资料了。
使用这个方法做出的数据源,后期统计时会非常方便,我们可以直接使用超级表自带的统计功能,也可以利用透视表做统计,关键是这样做出的数据源还是会自动更新的哦,也就是所谓的动态数据源。
三、数据统计分析(1)使用超级表自带的统计功能
亮点1:多种统计方式可以选择,省时高效;
亮点2:可以任意筛选,统计结果依然正确;
亮点3:表格行数较多时也不需要冻结首行,标题会自动转到列号处,非常方便。
(2)使用数据透视表进行统计
用透视表统计时只演示自动添加数据源这个效果,顺便说一句,需要增加超级表的数据行时,可以在最后一行按一下tab键,即可自动添加新行。
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